Buiten de sector: aanbestedingen

Leidt het aanbestedingstraject bij zorg- en welzijnsinstellingen vaak nog tot enige koudwatervrees, in de aannemerswereld is het een gebruikelijk onderdeel van de werkzaamheden. Hans Herweijer is projectleider bij Dura Vermeer - een van de grootste bouwbedrijven van ons land - en programmamanager Technisch Vakmanschap bij de Stichting railAlert. Hij laat zijn licht schijnen op het proces van aanbestedingen en maakt duidelijk wat daarin de belangrijkste elementen zijn. 

“Bij een aanbesteding heb je te maken met twee soorten administratie-
ve taken”, steekt Herweijer van wal. “Bij een product (of dienst, red) horen administratieve taken, maar bij de aanbesteding zelf ook. Soms merk je dat die administratieve lasten groter zijn dan het product zelf, bijvoorbeeld door een stapeling van eisen. Dan wordt zo’n project een kindje met een waterhoofd, waarbij je administratielasten de kosten van het daadwerkelijke product overstij-
gen. In dat geval moet je eerst met de aanbesteder om tafel. Niet berusten, maar vragen stellen, in gesprek gaan.”

Vragen stellen

“Vragen stellen is sowieso het belangrijkste. Neem nooit zomaar iets aan (‘dat zullen ze zus en zo wel bedoelen’) maar zorg dat je het 100% helder hebt. Daar staat een periode voor en dat moet je je wel goed realiseren. Als je na de sluitingsdatum nog met vragen komt omdat je ineens tegen onduidelijkheden aanloopt, ben je te laat. Bij ons is dat tot 7 dagen voor de deadline. Maar dan moet je natuurlijk niet in één keer een stapel vragen neerleggen, dan lukt het nooit meer daar duidelijkheid over te krijgen. Bij ons duren aanbestedingstrajecten pakweg 3 tot 6 maanden en we zorgen ervoor dat we al die tijd in gesprek blijven.” 

“Voor de zorg- en welzijnssector is het vrij nieuw, maar voor de gemeenten natuurlijk niet. Die hebben er ervaring mee en daar zitten mensen die heel goed weten hoe ze een aanbesteding moeten opstellen en hoe zo’n traject verloopt, ook al is het dan op andere terreinen. Maar bedenk dat zij ook niet weten hoe iets het best kan worden ingevuld.