Extra capaciteit door professionele planning

Het maken van een personele planning of werkrooster binnen een zorgorganisatie is een klus die menigeen hoofdbrekens bezorgt. Vaak is dit roosteren een taak die is toegeschreven aan een andere functie, wat het er niet makkelijker op maakt. Maar ook als fulltime planner kom je er snel achter dat, ondanks alle inspanningen, het werkrooster binnen een organisatie een van de meest bediscussieerde onderdelen is. Dat kan veel beter, stelt Nanna Ohlhardt. Organisaties zouden de planning en de inzet van interne (flex-)medewerkers op de strategische agenda moeten zetten.

Nanna Ohlhardt is interimmanager Flex en Planning Zorg, projectleider en trainer en ze begeleidt organisaties die een professionaliseringsslag willen maken op het terrein van flexibele arbeid en personele planning. Zij constateert dat veel organisaties met de manier waarop zij die personele planning hebben georganiseerd, tijd en geld laten liggen.

Rooster als bron van irritatie

“Het is al tijden een onderschat pijnpunt,” stelt Ohlhardt. “Het werkrooster is vaak een bron van irritatie, maar dat wordt lang niet altijd uitgesproken. Het leidt op afdelingen tot onderlinge wrijving, afnemende motivatie en een hoger ziekteverzuim. Een goede, evenwichtige planning brengt juist rust voor iedereen. Dat zou voor zorginstellingen reden genoeg moeten zijn om de manier waarop er ingeroosterd wordt serieus onder de loep te nemen.”

Volgens Ohlhardt ontbreekt het niet aan goede wil, maar blijkt de praktijk vaak weerbarstig; een duurzaam resultaat blijft achterwege. Dat is volgens haar vaak te wijten aan het gebrek aan commitment op tactisch-strategisch niveau. Hier zijn acht stakeholders (teamleiders, managers, Planning & Control, HRM, Salarisadministratie, Opleidingen, Recruitment en Communicatie) verantwoordelijk voor de aansluiting, ondersteuning en vertaling van de missie en visie.