De verbinding tussen deze stakeholders moet beter, stelt Ohlhardt. “Dit kan door het primaire proces te faciliteren, bijvoorbeeld door het aanleveren van adequate cijfers, financiële kaders en budgetten, een goed dienstroosterpakket, ondersteuning bij gesprekstechnieken en een communicatie- en wervingsplan dat op middellange termijn ook hout snijdt. Wanneer er geen verbinding wordt gemaakt tussen al deze stakeholders en men geen duidelijke afspraken maakt, blijft het water naar de zee dragen. De planning en de inzet van (flex-)medewerkers blijven als los zand door de organisatie zweven.”

Bij veel zorgorganisaties wordt de planning per afdeling gedaan, vaak door een verpleegkundige die er wat extra uren per week voor krijgt. Ohlhardt is daar geen voorstander van. “Het is duur,” stelt ze, “en iemand is van veel meer waarde als hij of zij de eigenlijke zorgtaak kan uitvoeren. Ik zeg niet dat je overal centrale planning moet invoeren, want dat genereert vaak te veel afstand tot de medewerkers, maar wel dat je moet onderzoeken wat in jouw situatie de beste oplossing is. In de praktijk zal een hybride oplossing, dus regionaal of per cluster plannen, vaak de beste blijken, maar de invulling blijft maatwerk.”

Geschoolde planner is noodzaak

“Wat voor mij wel als een paal boven water staat,” vervolgt Ohlhardt, “is dat een planner professioneel, en dus geschoold moet zijn. Een professional kent alle ins en outs van de regels die bepaald worden door de CAO en de Arbeidstijdenwet, kan vooruitkijken, en weet tegelijk de invloed van medewerkers een plek te geven, want die moeten door een goede planning ontzorgd worden.” Daarnaast helpt een adequate personeelsplanning meer grip te krijgen op de inzet van (flex-) medewerkers op basis van de zorgzwaartepakketten of diagnose-behandelcombinaties.”

“Met een kern van vaste medewerkers, een schil met medewerkers die flexibel binnen een afdeling inzetbaar zijn en daar omheen een flexibele schil die op meerdere afdelingen kan werken, heb je meer mogelijkheden voor een optimale bezetting en je drukt dan vanzelf ook de kosten van externe uitzendbureaus. Maar dan moet je wel overzicht weten te behouden. Kortcyclisch plannen is soms noodzaak, maar het plannen op termijn is voor zowel de medewerkers als de organisatie belangrijk; dat geeft rust. Daar moet je een goede balans in vinden.“

Van strategie naar werkvloer

Jos Otter, manager HR a.i.: “In het actieprogramma van de commissie Werken in de Zorg is de actielijn ‘Anders Werken’ niet voor niets opgenomen. Het behoud van zorgprofessionals en het faciliteren en stimuleren van inzetbaarheid van medewerkers in de sector is een breed ervaren vraagstuk.

Planning en flex is hierbij een mooi tastbaar onderwerp om mee aan de slag te gaan, juist met behulp van het vliegwiel om de invloed en betrokkenheid van zorgprofessionals te vergroten. In de praktijk heb ik gemerkt dat het belangrijk is om de strategische doelen van de organisatie met behulp van de tactische werkprocessen en systemen te verbinden aan de teams op de werkvloer. Vooral het samenwerken, onderzoeken, proberen en uiteindelijk bestendigen vanuit dialoog levert positieve energie en het samen ‘anders’ doen.”
2 / 2